Cách quản lý nhiều tài khoản email khác nhau

Ngày nay chắc hẳn mỗi người đều có nhiều hơn một tài khoản email cho riêng mình. Việc có nhiều hơn 1 tài khoản email sẽ giúp bạn dễ dàng quản lí các email hơn với những mục đích khác nhau, chẳng hạn 1 email dùng để liên lạc bạn bè, 1 email dùng để làm việc, 1 email dùng để đăng kí ở các website… Thông thường, phần lớn chúng ta đều sử dụng các mail-cleint như Outlook, Thunderbird, Seamonkey… để kiểm tra và quản lí tất cả các tài khoản của mình một cách dễ dàng hơn.

Nếu bạn cảm thấy các chương trình mail-client sử dụng đã quá ổn, thì sẽ không có vấn đề gì. Tuy nhiên, hạn chế của các mail-client đó là phụ thuộc vào các tùy chọn và thiết lập ở 1 máy tính cố định, nghĩa là nếu bạn sử dụng chương trình mail-client của 1 máy tính khác để quản lí email thì bạn sẽ phải cài đặt lại các thiết lập và tùy chọn của mình. Vậy bạn nghĩ sao nếu biến tài khoản Gmail thành 1 mail-client để quản lí các tài khỏan email khác nhau 1 cách dễ dàng?

Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và kích vào mục Settings ở phía góc bên phải của cửa sổ hộp thư.

Bây giờ, kích vào mục Accounts và chọn Add another email account ở mục Get mail from other accounts heading.

Một cửa sổ mới hiện ra, nơi có thể điền địa chỉ email của tài khoản mà bạn muốn sử dụng Gmail để quản lí như 1 chương trình mail-client. Điều đáng nói ở đây là bạn không phải lo lắng về việc tìm kiếm pop sever và tên sever smtp cho ISP của bạn như những chương trình mail-client thường yêu cầu mà Gmail sẽ tự động thử để xác định sever cho bạn dựa trên địa chỉ email, sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều với những ai không thực sự thông thạo về mạng và máy tính.

Sau khi nhập vào địa chỉ email và nhấn Next Step, Gmail sẽ tự động xác định tên Pop sever và thông số port. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập password của địa chỉ email để xác minh rằng đây là email của bạn chứ không phải của 1 ai khác.

Bạn cũng có thể có tùy chọn để sao chép trong tài khoản email đã được khai báo ở trên, dán nhãn cho những message từ tài khoản khác nhau vì thế ban có thể phân loại chúng nhanh chóng, và lưu giữ trực tiếp chúng ở những vị trí khác nhau trên Gmail mà không cần thiết phải hiển thị chúng trong Inbox.

Thậm chí nếu bạn không muốn sử dụng Gmail như một chương trình quản lí email hiệu quả, thì tiện ích này vẫn là một cách thức tốt để sao lưu tất cả các tài khoản email của bạn từ những hộp thư khác nhau, thuận tiện hơn nếu phải sử dụng các mail-client cài đặt trên máy tính.

Bằng cách này, bạn có thể tiếp tục kiểm tra tất cả các email thông qua các chương trình mail-client như thông thương, nhưng tất cả email đó vẫn được cập nhập ở Gmail. Nếu máy tính của bạn có sự cố và bạn mất tất cả dữ liệu trong của chương trình thì những email này vẫn được tìm thấy ở Gmail. Một cách thức hoàn hảo để quản lí và sao lưu email.